In de advocaten – en curatorenpraktijk zijn “conference calls” gebruikelijk. Het lijkt erop dat mensen door het gebruik van het Engelse woord “conference call” er een bijzondere status aan ontlenen, het maakt hen belangrijk. Zo sprak ik eens een advocaat van de wederpartij die zei dat zij helaas verhinderd was omdat zij een hele belangrijke “internationale conference call” had. Het internationale karakter maakt het natuurlijk nog belangrijker. Vaak wordt het ook alleen met een “call” of “con call” aangeduid: “Ik heb straks een call”. Dat klinkt nog belangrijker.

Ik heb zelden de woorden “telefonische bespreking” gehoord om een “conference call” aan te duiden. Dat klinkt natuurlijk ook niet stoer genoeg Wat zou de reden kunnen zijn dat een telefoongesprek met meer dan twee personen wel een “call” heet en een telefoongesprek tussen twee mensen niet? Dat laatste heet gewoon: “Ik heb straks een telefoontje”. Een telefoongesprek of “call” met meer dan twee mensen wordt dus bijzonder aangeduid, om het te onderscheiden van de “één op één” telefoontjes.

Het is wel zo dat telefoontjes met meer dan twee deelnemers een bijzonder karakter hebben waar meer over valt te vertellen dan telefoontjes tussen twee mensen. Om dat onderscheid te kunnen maken zal ik hierna een telefoongesprek met meer dan twee deelnemers aanduiden als een “telefonische bespreking”.

Je kunt een telefonische bespreking “opzetten” met behulp van een externe dienst, zoals KPN (“Ik zet wel even een call op”). Die geeft de deelnemers dan een code die in de telefoon moet worden ingetoetst, waarna je aan de telefonische bespreking deelneemt. Op kantoor hebben wij een vaste telefoon met een “vergaderknop” die je kunt gebruiken om meerdere deelnemers voor de telefonische bespreking te bellen. Ook een iPhone beschikt over een knop waarmee je meerdere deelnemers aan de telefonische bespreking kunt bellen.

Sommige deelnemers aan de telefonische bespreking denken dat het nodig is om de telefoon op de speaker te zetten, ook als de deelnemer alleen is. Dat schijnt erbij te horen, maar als de deelnemer dan spreekt, klinkt dat vaak alsof de deelnemer ver weg is. Het is op zijn minst afstandelijk. Om nog maar te zwijgen over de achtergrondgeluiden die soms de revue passeren, zoals kinderen, collega’s, auto’s en blaffende honden.

Soms is de speaker bedoeld om de handen vrij te hebben voor het toetsenbord. Dan hoor je op de achtergrond het getik van het toetsenbord. Tenzij je dan meteen een “real time” verslag maakt van de telefonische bespreking (hetgeen ik dan wel even zou zeggen), geeft het de indruk dat het gesprek je totaal niet interesseert omdat je bijvoorbeeld jouw e-mails aan het bijwerken bent. Dit zijn dan ook vaak deelnemers die niet actief deelnemen aan de telefonische bespreking. Je kunt je voorstellen dat dat in een “gewone” mondelinge bespreking “not done” is.

In een gewone bespreking is er oogcontact en (non) verbale communicatie die er in het algemeen voor zorgt dat zo’n bespreking ordelijk verloopt. Dat mis je bij een telefonische bespreking, waardoor het gebeurt dat mensen door elkaar gaan spreken. Daar wees @HesterOzinga mij in een Twitter bericht over:
“Hilarisch, een ouderwetse conference call! Best maf dat je niet ziet wie wanneer iets wil gaan zeggen en dat vervolgens iedereen tegelijk begint te kletsen😅”

Kunnen we daarom met elkaar wat grondregels afspreken? Tijdens een telefonische bespreking wijzen we één persoon aan als voorzitter, mensen wachten op hun beurt om te praten en de ‘speaker’-functie wordt alleen in hoge nood toegepast en in dat geval worden alle achtergrondgeluiden verbannen.

Degene die zich daar niet aan houdt, verliest automatisch de conference call bingo en trakteert op taart 😊.

Ik ben benieuwd of de lezers van dit blog ook andere anekdotes kennen. Het zou leuk zijn die te horen!