Algemene inkoopvoorwaarden
De algemene inkoopvoorwaarden die door een afnemer worden gebruikt, kunnen door het inkopende bedrijf specifiek zijn opgesteld voor de contracten met hun leveranciers. Ook zijn er algemene inkoopvoorwaarden die door een bepaalde branche (bijvoorbeeld elektrotechniek of maritieme dienstverlening) zijn opgesteld en die door alle bedrijven die tot die branche behoren aan hun leveranciers worden voorgelegd.
Uitsluiting algemene (verkoop-)voorwaarden
Wat (bijna) alle algemene inkoopvoorwaarden gemeen hebben – ongeacht door wie ze zijn opgesteld – is de bepaling dat de algemene (verkoop-) voorwaarden van de leverancier niet van toepassing zijn op de rechtsverhouding met deze afnemer. Daar sta je dan als leverancier met je zorgvuldig opgestelde algemene verkoopvoorwaarden, waarnaar je op je website, alle e-mails, offertes en briefpapier en facturen naar verwijst.
Ik heb het hier niet over de situatie dat je voor één keer een contract aangaat met een nieuwe afnemer. Daarbij is het een kwestie van onderhandelen welke voorwaarden van toepassing zijn en welke niet en daarbij vind je bijvoorbeeld op internet wel een aantal trucs die ervoor zorgen dat als het erop aankomt toch jouw voorwaarden van toepassing zijn bij een geschil.
Nee, ik heb het hier over een grote nieuwe klant die een langdurige zakelijke relatie met jouw onderneming wil aangaan. Een klant die de afspraken zorgvuldig wil vastleggen in een contract, waarin is bepaald dat de algemene inkoopvoorwaarden van de afnemer van toepassing zijn met uitsluiting van de algemene verkoopvoorwaarden van jou als leverancier. Een klant waarmee je heel graag zaken wilt doen.
Wat doe je dan? In feite zit er dan niets anders op dan ook in deze situatie te onderhandelen. Je leest zorgvuldig de algemene inkoopvoorwaarden door en geeft aan met welke bepalingen je kunt instemmen en met welke niet.
Algemene inkoopvoorwaarden toetsen
Waar moet je daarbij op letten? De meest belangrijke items die je goed moet bestuderen in die algemene inkoopvoorwaarden en waarover je het gesprek wilt aangaan met de afnemer, met name als het gaat om levering van goederen waarvan de prijs onderhevig is aan marktschommelingen (metalen, grondstoffen, energieprijzen), zijn:
- de duur van de offerte ofwel de prijsvastperiode
- de duur en omvang van de garanties
- de maximale omvang van de aansprakelijkheid bij wanprestatie en
- (soms) de vorm van geschillenbeslechting als het tot een conflict komt
1. Prijsvastperiode
In inkoopvoorwaarden wordt nogal eens een prijsvaste periode voor offertes opgenomen van bijvoorbeeld 90 dagen. Dat is voor de meeste bedrijven onder de huidige economische omstandigheden (kosten metalen, grondstoffen, energie e.d.) een onmogelijk hanteerbare termijn. Wees daar alert op en stem een termijn af die voor jou haalbaar is.
2. Garantieperiode
Vooral ook bij de gewenste garantieperiode staan er in inkoopvoorwaarden garantietermijnen opgenomen die een groot aantal leveranciers niet kunnen toezeggen, eenvoudigweg omdat de fabrikanten waarvan zij hun producten betrekken dergelijke termijnen niet hanteren. Zorg dus dat je die twee met elkaar afstemt.
3. Aansprakelijkheid
Als het gaat om aansprakelijkheid bij schade is het belangrijk om naar je eigen verzekeringsvoorwaarden te kijken. Probeer te bedingen dat het maximumbedrag waarvoor je aansprakelijk gesteld kan worden door de afnemer ook het maximumbedrag is waarvoor je bent verzekerd. Schroom niet om je polisvoorwaarden te laten zien aan je afnemer. Veel inkoopvoorwaarden kennen namelijk geen maximumbedrag bij aansprakelijk voor schade. Als je dit niet van tevoren regelt, kan een contract met deze nieuwe afnemer bij schade het einde van je onderneming betekenen.
4. Geschillenbeslechting
Wat betreft de geschillenbeslechting zie ik in de praktijk nogal wat inkoopvoorwaarden die bij geschillen de gewone burgerlijk rechter uitsluiten en verwijzen naar arbitrage. Het is de vraag of een dergelijke vorm van geschillenbeslechting voor jouw onderneming de juiste keuze is. De kosten van arbitrage kunnen zeer fors zijn. Waakzaamheid is dus geboden!
Kortom: hoewel ik me voor kan stellen dat je die nieuwe grote klant graag wilt binnenhalen, is het belangrijk om bij de contractonderhandelingen scherp te blijven en je eigen belangen in het oog te houden. Natuurlijk is het een uitdaging om bij een nieuwe afnemer diens inkoopvoorwaarden direct aan de orde te stellen, maar als ondernemer – zeker ook in deze tijden – horen uitdagingen er nu eenmaal bij.
Twijfel je over de inkoopvoorwaarden van een nieuwe afnemer? Je kunt altijd contact met ons opnemen, dan kijken we met je mee. Als juridisch experts staan wij achter jou als ondernemer.
Updates ontvangen?
Wilt u een e-mail ontvangen zodra er een nieuw blogbericht geplaatst wordt? Vul hieronder naam en e-mail adres in.
Door het verzenden van dit formulier verklaart u bekend te zijn met de inhoud van onze privacyverklaring.